Czym różni się faktura elektroniczna od ustrukturyzowanej?

Faktura elektroniczna to pojęcie, które jest już całkiem dobrze znane przedsiębiorcom. Dowód potwierdzający zawarcie transakcji tego typu coraz częściej pojawia się w obrocie gospodarczym, a jego popularność rośnie. Bardziej zagadkowa wydaje się dla wielu osób być faktura ustrukturyzowana – dowiedz się, czym ona jest i jaka jest jej rola!

Ewelina Zaguła-Pikuła
Z artykułu dowiesz się:

  • jaka jest zasadnicza różnica między fakturą elektroniczną (PDF) a ustrukturyzowaną (XML)

  • w jaki sposób standard e-faktury ustrukturyzowanej wpływa na automatyzację księgowania

  • jaką rolę pełni system KSeF w procesie wystawiania i odbierania dokumentów ustrukturyzowanych

  • dlaczego format XML dominuje w nowoczesnym obiegu dokumentów finansowych

  • na co zwrócić uwagę przy dostosowaniu firmowych systemów IT do nowych wymogów prawnych?

 

Faktura ustrukturyzowana – co warto wiedzieć?

 

Polscy przedsiębiorcy do końca 2021 roku mieli możliwość wystawiania faktur papierowych oraz elektronicznych – w tej wersji w przypadku zgody drugiej strony. Wraz z rozpoczęciem roku 2022 możliwości te poszerzyły się za pośrednictwem takiej opcji jak faktura ustrukturyzowana. Co to jest? Stanowi ona trzeci rodzaj faktur wystawianych przez przedsiębiorców, zgodnie z art. 2 Ustawy o VAT jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. 

Oznacza to, że ustrukturyzowana faktura ma następujące cechy – jest fakturą elektroniczną, wystawia się ją przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), jest wystawiana zgodnie z odgórnie określonym wzorem. Wprowadzenie KSeF ma stanowić nowoczesne rozwiązanie będące sporym ułatwieniem dla biznesu – automatyzacja fakturowania i księgowania ma pozytywnie wpływać m.in. na obieg faktur w firmie.

 

Jakie dokładnie cechy ma faktura ustrukturyzowana?

  • dopuszczalny format to xml,
  • faktura jest wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur lub za pośrednictwem oprogramowania,
  • każda faktura ustrukturyzowana ma indywidualny numer,
  • otrzymywanie faktur z KSeF wymaga wyrażenia zgody,
  • brak konieczności przechowywania faktur przez przedsiębiorcę,
  • uwierzytelnianie faktury może nastąpić przy pomocy profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej.

 

Co ważne – warto pamiętać, że fakultatywność faktur ustrukturyzowanych nie będzie obowiązywać wiecznie. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów od 2024 roku ma to być forma obowiązkowa.

 

 

Jak dokładnie wygląda moduł Elektronicznego Obiegu Faktur? 

 

 

Faktura elektroniczna, a faktura ustrukturyzowana

 

Faktura ustrukturyzowana bywa utożsamiana z elektroniczną, warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że faktura elektroniczna nie jest tym samym, a obu określeń nie powinno się stosować zamiennie. E-faktura to dokument w wersji elektronicznej, który najczęściej występuje w formacie PDF i wysyłany jest za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Dane z takiej faktury odczytywane są samodzielnie lub za pośrednictwem takich narzędzi, jak OCR – przy czym i tak konieczna jest weryfikacja zgodności informacji.

Z kolei jak wcześniej wspomniano, ustrukturyzowana faktura elektroniczna ma sprecyzowany wzór, ustalony i zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów, z kolei wymiana faktur odbywa się w Krajowym Systemie e-Faktur. Oznacza to w praktyce, że w pierwszym kroku taka faktura trafia do systemu administracji skarbowej, następnie otrzymuje indywidualny numer, a dopiero później trafia do kontrahenta. 

Takie rozwiązanie zapewnia m.in.:

 

  • automatyzację procesu księgowania,
  • wzrost efektywności procesu fakturowania,
  • łatwiejsze porównywanie faktur dzięki jednemu, ustandaryzowanemu wzorowi,
  • znaczne zmniejszenie liczby błędów,
  • ułatwienie handlu wewnątrzunijnego, dzięki wspólnym regulacjom dotyczącym fakturowania w ramach Unii Europejskiej.

 

Wiedząc, że od 2024 roku ustrukturyzowane faktury będą obowiązywały każdego przedsiębiorcę bez wyjątków, dobrze jest już teraz zacząć przygotowywać się do tej zmiany i sukcesywnie wdrażać rozwiązania, które pomogą firmie w sprawnym wprowadzeniu tych faktur.

 

 

Zobacz inne artykuły